艾瑞咨詢在《2022年中國數智融合發展洞察》中提到,全球數據量以59%以上的年增長率快速增長,其中80%是非結構化和半結構化數據,中國數據量的上升較全球更為迅速。尤其,當前許多組織都在數字化轉型的進程中,組織的數據量級正持續以幾何倍數增長。但從存儲量來看,結構化數據僅占20%,其余80%都是以文件、語音、圖片等形式存在的非結構化數據,且我們日常的辦公文件幾乎都屬于非結構化數據。

統觀當下,傳統的業務系統解決的更多是結構化數據管理、業務流程管控的問題,很難有效地處理和應對知識文檔爆發式增長帶來的存儲和應用問題。但知識文檔又是組織決策的重要參考依據,所以知識必須要走向業務、融合業務、支撐業務,才能更好地提升組織的核心競爭力。那么,組織如何對知識文檔進行采集、存儲、利用和創新?如何建立專屬的、高效的知識網絡?組織做好知識文檔管理對自身有哪些價值提升?我們有幸邀請到泛微·采知連事業部總經理司韜,來為我們詳細解讀。

1、組織在知識文檔管理過程中會遇到哪些難點和問題?

答:關于組織知識文檔管理的難題,我們可以從三個方面來看:

第一,組織級的海量知識來源分散,它們可能產生于業務系統的附件歸檔,可能產生于用戶的本地電腦終端,也可能來源于組織的相關利益方,比如供應商和客戶,如何完整且方便地進行知識采集是一個難題。

第二,組織知識文檔在管理過程中,需要有權限控制、流程控制、有規范的版本管理、編號規則、標簽屬性等,如何合規、安全地進行體系化知識的建設也是我們需要去解決的問題。

第三,對于前端用戶,總希望能通過快速精準地搜索,在業務過程中及時、準確地獲取知識服務,如何把組織積累下來的知識資產轉化為前端業務的戰斗力,這點也是每個組織面臨的困擾和挑戰。

2、聽說泛微今年專門推出了一款數字化知識文檔管理應用——采知連,能給我們簡單介紹一下嗎?它如何解決這些難點?

答:在正式介紹采知連之前,請允許我先為大家簡單介紹下泛微,泛微專注協同管理軟件OA領域21年,是“國家規劃布局內重點軟件企業”、OA行業上交所主板上市公司。在全國設立有200+分支機構, 8000+余人專業團隊。迄今,已成功為87個細分領域、全國60000多家政府機關及企事業單位提供服務。

泛微·采知連是一款在OA軟件中成長起來的數字化知識管理平臺。泛微21年的發展,知識管理一直伴隨著辦公過程中。如何將每一位員工腦海中的隱形知識變成顯性知識?如何將日常辦公工作中散落在溝通、流程、項目過程中的知識統一收納整理,變成系統化的知識庫?客戶對我們提出了各種各樣的需求。20余年的發展,我們解決了一個又一個客戶的問題,今天,泛微知識管理平臺已經成長為一款獨立的數字化知識管理平臺——采知連。采知連是借助泛微的低代碼平臺、移動化、智能化能力,所構建的數字化、融于業務的知識文檔管理系統。采知連致力于為組織提供完整的知識文檔管理解決方案,讓組織將所有非結構化數據歸集到統一平臺,實現知識文檔的自動采集、自動推送、智能問答,讓“知識來源于工作,服務于工作”。

3、泛微·采知連都有哪些功能和亮點呢?

答:泛微的采知連知識文檔管理系統,首先是一個組織的知識文檔容器,能夠快速采集不同系統來源的知識文檔。同時向前端的各個業務系統推送知識服務。讓我們可以在業務系統中處理事務的同時,去進行知識的預覽、編輯、更新、檢索等操作,實現知識的積累、分享、利用、創新這一個完整的閉環。

具體來看,它的功能亮點有以下幾點:

?知識的自動智能采集:我們會結合組織的管理特點,從組織、產品、項目等多維度去建立一個完整的知識倉庫,首先通過開放采集接口,讓OA、ERP、HR、CRM等應用系統的文檔自動歸集到知識平臺。也可以通過RPA技術去采集互聯網上有業務價值的知識、文獻。當然,我們也支持人工系統的上傳導入文檔,還可在移動端即時通訊工具中自動采集文檔、語音、照片。

?知識的安全有序管控:在知識庫中,我們可以根據組織的管理要求,建立對應的規則,每一個采集進來的知識文檔可以按照策略自動進行分類、編號、賦予權限、流程觸發、版本更新,讓知識文檔的沉淀和管理更加安全有序。

?知識的分享與推薦:在工作中,我們可以通過不同應用渠道去進行多種知識的發布分享,比如單文檔的點對點知識推薦,同一主題的多文檔知識打包后以結構化地圖的方式進行分享,針對體系類的文件可以通過審批流程進行管控,隱性的知識還可以通過打造組織內部的專家網絡進行傳播,讓組織的知識在內部充分共享,且文檔層面的協作不受空間和時間限制。

?知識的精準利用:在知識的利用上,通過微搜、智能搜索引擎,讓員工在知識庫中精準查找;移動端也可以利用小E、語音指令快速找知識、找專家。并且,在業務系統的操作過程中,系統會提供實時輔助,結合崗位、用戶行為、流程節點、項目任務、權限規則進行知識的推薦,還可以在海量的知識庫中,利用智能引擎去構建知識圖譜,去構建組織專屬的知識神經網絡。

?知識的創新優化:我們可以通過運營知識社區、知識協作、知識問答等功能應用支撐組織創新文化實踐的落地,還可以通過積分管理、績效規則、知識報表等工具來激勵員工的創新實踐舉措,在日常的知識活動運營、平臺運營、內容運營的活動中營建創新氛圍、宣導創新文化,實現知識管理的良性循環。

?文控全生命周期管理:采知連可對文件從預審、新增、變更、作廢、刪除等全生命周期進行流程化管理,在文檔的流程化審批過程中,可對審批的查看、編輯、下載、打印等權限進行分發,文檔的狀態會根據審批進度相應變化為草稿、生效、作廢等,系統還會詳細記錄文件的編輯修改版本、生效發布版本,以及每個體系文件的借閱、培訓、分發、回收等關聯信息。

4、泛微·采知連有哪些技術優勢?

答:泛微·采知連知識文檔管理系統的技術特點主要體現在6個方面:

?智能技術:融入OCR、RPA、語義識別等多種智能技術,讓知識文檔可以高效收集和利用。

?移動適配:PC、移動一體化的知識獲取和積累,多端適配,用戶通過一部手機就能進行文檔的積累、分享和創新。

?便捷集成:通過集成中心,實現與各類業務系統的知識接入接觸,讓文檔可自動采集、按需調用,使文檔與業務深度融合。

?易于擴展:低代碼平臺可賦予組織自定義、以及自行構建數字化知識文檔管理應用的能力,按需構建,可不斷擴展新的應用。

?安全保障:采知連提供了完善的安全體系設計及嚴謹的安全保障策略,涵蓋系統層、數據層、策略層、權限層,避免知識文檔流失以及泄密風險發生。

?全棧信創支持:采知連從底層CPU、服務器、中間件、數據庫、瀏覽器到各種文檔環境進行全面信創支持,可為組織打造全生態信創平臺。

5、企業應用泛微·采知連,會有哪些方面的價值提升呢?

答:泛微·采知連文檔管理系統,可結合行業業務特點和用戶個性化需求,搭建從采集、管理到利用、創新的全生命周期知識應用。既可以與泛微的協同平臺無縫融合,也可以深度集成其它異構系統,在業務中快速、精準地為用戶提供知識服務。

?統一采集沉淀:統一采集不同來源、不同系統的知識文檔,統一存儲,讓組織知識能夠完整、及時的沉淀。

?文控標準落地:能夠滿足不同行業的文控標準,讓不同行業企業的文檔管控體系得到更有效的落地。

?數字簽名防篡改:利用數字可信身份、數字簽名等技術手段,讓系統用戶身份可信、行為防抵賴、知識文檔防篡改,讓數字化成果可信。

?融于業務場景:根據業務場景,向前端各業務系統推送個性化的知識服務;結合智能化的語音搜索手段,讓知識文檔能夠更加精準地被查找和分享。

?嚴格安全保障:提供完整的安全保障策略,規避組織知識文檔流失、泄密的風險。

?智能精準推送:通過RPA機器人、語義分析、語義理解、知識圖譜把知識推送給到需要的人、需要的工作場景中,例如項目管理過程和流程審批辦理等,真正做到讓知識來源于工作,讓知識服務于工作。

6、泛微·采知連有沒有應用過的成熟案例,是否可以為我們列舉一二?

答:泛微在87個細分的行業領域都有大量的經驗沉淀,比如制造行業的ISO文控體系、醫藥行業GXP的文控體系、工程建筑行業的協同文控管理、軍工領域的文檔涉密管理等等,結合泛微的低代碼平臺、長達21余年的行業服務經驗,我們可以幫助每一家企業建立完整的、可落地的知識文檔管理體系。

比如,伊利集團與我們合作,構建了覆蓋全集團9萬用戶的統一知識共享平臺,基于集團業務戰略,制定了落地性的知識管理支撐舉措,面向研發、項目、培訓、品牌等板塊建立專項的知識倉庫,統一采集OA系統、PLM系統、用戶桌面的知識資料,通過知識門戶、知識地圖進行知識的有效分享,通過社區、問答來促進穩定性知識的轉化,提供全局的智能搜索引擎,對各類問題精準定位。

再比如某軍工企業,與泛微合作建立了滿足軍工行業涉密要求的知識共享協作平臺,通過知識標簽對內部知識資料進行結構化處理,便于用戶組合檢索;面對公司全球的項目,建設項目知識地圖,結構化呈現項目成果總結;針對專業文檔進行密集管理和敏感詞管理,保障知識應用體系的安全、合規。

當然,我們還有很多案例,感興趣的可以搜索采知連官網做進一步了解。

7、泛微·采知連未來的發展目標是什么?

答:泛微·采知連知識文檔管理系統,可幫助組織實現知識文檔的自動采集、有效積累、全面分享、多方創新,讓組織內的大腦互聯,助力組織建設成為全新的知識型組織,在數字經濟時代獲得發展先機。未來,在采知連的發展上面,我們會加大三方面的投入:

?智能技術應用,提升知識文檔采集、利用效率。充分利用當下前沿的智能技術,讓知識收集、推送更加高效、精準,滿足用戶及工作場景所需。

?平臺化能力,提升應用擴展靈活性。充分利用泛微底層的門戶引擎、流程引擎、內容引擎、搜索引擎、建模引擎、集成引擎、智能引擎及低代碼平臺,讓知識文檔管理實現個性化配置,靈活擴展。并與各業務系統連接,讓知識文檔管理與業務深度融合。

?可信身份技術,貫穿知識文檔管理全過程。充分利用數字可信身份、數字簽名等技術手段,保障系統用戶身份可信、行為防抵賴、知識文檔防篡改,讓數字化成果可信。

最后,希望有知識管理需求的企業、組織,都能想到泛微·采知連,多多關注泛微·采知連!

免責聲明：市場有風險，選擇需謹慎！此文僅供參考，不作買賣依據。

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